Bước 1: Bấm vào nút Số Hóa để số hóa 1 văn bằng, chứng chỉ (xem hình). Phần mềm hiện ra giao diện như sau
Bước 2: Nhập năm cần thực hiện số hóa
Bước 3: Chọn loại văn bản sẽ số hóa
Bước 4: Bấm vào trường của đơn vị như hình, phần mềm sẽ hiển thị giao diện như hình bên dưới
Bước 5: Bấm vào Nhập từ excel để chọn đến file excel đang cần số hóa. Phần mềm sẽ hiện giao diện như sau
Bước 6: Bấm nút Cập nhật để lưu lại thông tin.
Lưu ý: File excel dùng để đưa vào phần mềm phải có cấu trúc giống với file mà Sở đã cấu hình trước đó.